Sin duda el análisis económico financiero de una empresa debe ser una prioridad diaria. Debemos poder conocer, a través de un software para el análisis financiero, el estado y la salud financiera de nuestro negocio en todo momento. Y así valorar y poder medir el momento estratégico en el que nos encontramos, y por lo tanto, tomar decisiones acertadas.
Para poder llevar a cabo este análisis debemos contar con un software de finanzas para empresas que se adecúe a nuestro negocio y que tenga el alcance preciso. Su elección es tarea delicada, porque influye, entre otros, el temido factor precio, versus funcionalidad. Por ello, debemos analizar qué herramientas son aquellas necesarias o imprescindibles para que el grado de análisis deseado sea el adecuado y con ello ser preciso para acertar en la decisión.
Cómo interactuamos con dicho software no es tampoco una cuestión menor, una interfaz de usuario intuitiva y la posibilidad de poder importar y exportar datos, compartirlos con otras aplicaciones. Por ejemplo, gestión de reservas, o explotar la información con el mayor número de dimensiones posible, nos va a abrir un nuevo mundo de gestión, ágil, eficiente y, sobre todo, acertado.
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Sistemas para el control financiero en hostelería
Con respecto al análisis financiero propiamente dicho, existen multitud de sistemas no necesariamente verticalizados para hostelería que nos pueden ayudar. Lo único que necesitamos es que sea un sistema flexible y parametrizable, que nos permita el control por áreas o partidas fundamentales y cierta versatilidad a la hora de crear proveedores, apuntar gastos, emitir facturas, etc.
Si contamos con un sistema TPV para nuestro local, este tendrá asociado un sistema backoffice para dicho análisis, pero de no ser el caso deberemos hacerlos poder comunicarse para mayor eficacia y rapidez.
Antes de profundizar en las necesidades de información de nuestro restaurante o bar, comentar que por ley es obligatorio realizar este control financiero y presentarlo a la autoridad competente. Si no manejas un sistema de control financiero o este no es eficaz, la cantidad de tiempo que dedicaremos a reunir información puede llegar a ser desesperante.
Imaginemos por ejemplo el esfuerzo que tendríamos que realizar para obtener el dato de variación de existencias, imprescindible para presentar nuestro balance de pérdidas y ganancias, si tenemos que abordar un inventario y valorarlo, cada vez que necesitemos el dato.
Ágora Software para el control financiero en restaurantes
El sistema que utilizo en la gestión de mi local es Ágora Software, es versátil, rápido e intuitivo, se integra con otros sistemas, bien sea de cobros o de gestión de reservas, además, el fabricante cada vez añade mayor número de opciones a su suite. Tiene además un excelente dashboard de análisis a tiempo real del periodo de servicio en curso, que nos muestra: la ocupación del local, los tickets abiertos, los productos vendidos, etc.
Para el control fiscal habilita en su parte de administración distintos informes. Por su parte, el estado financiero y los distintos ratios de ventas o de productividad quedan en manos del administrador. No obstante, el sistema proporciona la información necesaria para su cálculo.
La interpretación de ratios financieros de una empresa en hostelería es una magnífica práctica que nos da un valor importante en sí mismo. Pero, sobre todo, nos permite comparar con otros datos de la misma serie y determinar la evolución del aspecto estudiado.
El ratio de ventas de comida, se determina dividiendo ventas de comida entre ventas totales (%), el dato es valioso (imaginemos 55%) pero ver su evolución todavía lo es más (55, 52, 49%) observamos un decrecimiento en la venta del menú que debe hacernos poner el foco en cocina.
Herramientas para realizar un diagnóstico financiero de tu negocio
Veamos, a continuación, qué herramientas son cruciales a la hora de realizar un buen diagnóstico financiero de la empresa en hostelería.
1. Inventarios
Necesitaremos sin lugar a dudas una buena herramienta que nos permita hacer inventarios, reflejar variaciones de stock y poder importar/exportar datos con hojas de cálculo. La variación de existencias es un dato muy importante que determina el resultado final de la partida dedicada a compras de mmpp, con sistemas como el mencionado podemos obtener este dato en tiempo real.
2. Escandallos
Ligada a la variación de stock, nos encontramos con la necesidad de poder tener fichas de productos que contemplen escandallos, ya sean de fabricación manual o automática. Si no contemplamos el escandallo de un producto el sistema no podrá saber qué cantidad de cada subproducto o ingredientes tendrá que descontar.
3. Albaranes
Todo lo anterior se debe completar con una herramienta de albaranes de entrada que nos permite ir introduciendo en el sistema las distintas compras y nos permita hacer la facturación automática del mismo de cara a la fiscalidad y control financiero.
4. Stock
Por último, un acceso directo al stock por producto es muy práctico a la hora de hacer comprobaciones puntuales o de hacer pedidos a proveedores.
Informes para el diagnóstico financiero de tu restaurante
Con respecto a los principales informes a la hora de realizar un buen diagnóstico contable y financiero del bar o restaurante.
1. Ventas por Familia (importes)
Ser capaces de conocer qué familias son las más vendidas y con qué importes, nos proporciona la posibilidad de realizar ratios de ventas y trazar las fluctuaciones según el dato en bebidas, secciones del menú, especialidades, etc.
Por otro lado podremos determinar ratios de productividad del personal por áreas de servicio, por ejemplo cocina o sala e ir anticipando problemas según acumulemos un histórico.
2. Ventas por Producto (platos)
Este dato nos ayuda a la hora de determinar una ingeniería de menús actualizada, conocer la popularidad de un plato y su margen de contribución.
3. Comensales por centros de venta
Con este dato obtenemos el ticket medio y seremos capaces de determinar también la percepción de nuestros clientes ante aumentos de precio o cambios en la carta.
Por otro lado, podremos dar cabida a otras cuestiones que pueden ser necesarias determinar. Imaginemos que decidimos abrir una hora más el local por la noche para mejorar nuestra facturación de combinados. Si creamos un nuevo periodo de servicio al que llamemos “noche” y le otorgamos ese rango 1:00 a 2:00, podremos ir observando cuán rentable ha sido y tomar decisiones.
Existen multitud de informes que podemos desplegar y que nos pueden ser de ayuda en un momento determinado: invitaciones, evolución de ventas, top 50 productos, ventas por ubicación, cancelaciones, propinas por formas de pago, precios de compra, diarios de cierres de caja, etc.
En resumen, el software es nuestro aliado fiel en la ardua tarea del control general para la medición financiera. Existen multitud de herramientas del control financiero pero no se trata de sistemas mágicos, requieren de una actualización constante de la información para que esta se corresponda con la realidad.
En ocasiones debemos plantearnos también si el tiempo que le dedicamos a nuestro sistema se corresponde con el beneficio obtenido. Pero una cosa es cierta, difícilmente podremos tener un negocio bien equilibrado sin nuestro Software para el Análisis Financiero en Hostelería y Restaurantes.