Existen dos planos en los que debemos trabajar continuamente en la gestión de nuestro bar o restaurante, válido por otro lado para cualquier otro tipo de negocio. En este caso, estamos hablando de la gestión o control del ingreso, así como del control de gastos.
En muchas ocasiones, el control del gasto -o su reducción- puede ir en perjuicio de las ventas de nuestro local. Es importante no olvidar esta cuestión, a pesar de que en adelante nos vamos a centrar en cómo optimizar este gasto.
Cuando hablamos de control de gastos, hablamos de la obtención de un valor que nos permita enfrentarlo con los ingresos de nuestra actividad. Previamente, habremos obtenido este valor de la suma de todas las “pérdidas”o salidas de caja de nuestro local en un periodo determinado, por ejemplo un mes.
Partidas en el control de gastos de un restaurante
Esta suma se realiza previa identificación de las grandes partidas en las que es recomendable agrupar el gasto, y su contabilidad. A saber: gastos de local, de personal, externos y compras de materia prima. Vamos a analizar cada una de estas partidas y a comentar por qué es importante esta división y que ratios o desviaciones debemos ir controlando.
1. Control de compras
Se trata del registro de las compras de nuestro local, comida y bebida principalmente. Lógicamente, aumentarán según vayamos realizando ventas, pero es importante hacer estimaciones y no sobrepasar los límites preestablecidos. Salvo, bendito problema, que nos desbordemos en esta previsión de ventas.
Otro factor que puede producir una desviación son los acuerdos por volumen con nuestro proveedor, lo cual aumentará el gasto en un mes puntual. Para controlar este aspecto hablaremos más adelante de una herramienta de trabajo fundamental, el inventario. Un buen dato para nuestras compras estará en torno al 30-35% con respecto a la facturación.
2. Gastos de alquiler
El gasto en alquiler será un valor fijo en nuestra actividad, salvo que tengamos un contrato de renta progresiva y se vaya incrementando anualmente con el IPC, por ejemplo.
Un buen dato para la renta de nuestro local sería que este no suponga más de un 10% de nuestra facturación mensual, aunque puede ser mayor dependiendo de que sea un factor imprescindible en nuestro modelo de negocio. Por ejemplo, la ubicación o la capacidad en metros cuadrados del local. Es importante tener en cuenta que el valor está sometido a IVA y a IRPF.
¿Necesitas ayuda con la gestión financiera de tu restaurante?
Consulta nuestra asesoría financiera para hostelería
3. Gastos de suministros
Son aquellos gastos de los que depende nuestro local para proporcionar la actividad. Los más comunes son el agua, la luz y el gas. Pero también debemos registrar otros tipos de gastos, como la alarma, el seguro y el control de plagas.
Personalmente, me gusta aunar los gastos de suministro y los de alquiler en una única partida que llamo gastos de local, otorgándole un valor máximo de un 15% sobre la facturación.
Aquí registro, además, los gastos relacionados con el marketing de local, los mantenimientos, las mejoras o inversiones y la formación del personal, como gastos imputables al devenir del local.
4. Gastos de personal
Los gastos de personal son aquellos que se originan según sean los recursos humanos de nuestro local. Debemos registrar el valor neto de nuestro gasto en personal, lo que pagamos en nómina al trabajador directamente y, por otro lado, el coste de los seguros sociales que pagamos a la Seguridad Social por cada trabajador.
En el caso de necesitar extras puntuales, registramos también su coste con el ánimo de detectar si estos extras tendrían un menor coste en forma de contratación continuada.
Podríamos imputar aquí los gastos de marketing si fuera una persona del equipo o los de formación si esta fuera continuada. Otro buen indicador para nuestro gasto de personal estará en torno al 30-35% con respecto a las ventas.
Otra forma de valorar este aspecto es el ratio de productividad. Es decir, ventas entre el número de empleados, estimando que cada empleado debe generar al menos unos 5.000 €.
5. Gastos externos
Son, básicamente, gastos de servicios bancarios, gestoría, notaría, etc. No pertenecen propiamente a la actividad, pero son igualmente necesarios o inherentes.
Como hemos mencionado, la suma de todos estos valores nos dará el valor total de nuestros gastos. El cual, enfrentándolo a las ventas del mes, tiene como resultado nuestros Beneficios antes de Intereses e Impuestos (BAII).
¿Qué quiere decir esto? Pues que a nuestro BAII tendremos que descontar los intereses de la financiación en la que se haya embarcado el restaurante, si es el caso, y los impuestos que se vayan originando. Para así, obtener el beneficio neto de nuestra actividad.
¿Cómo sé si el resultado de mi control de gastos es el adecuado?
1. Utiliza una plantilla control de gastos
Pongo a vuestra disposición este recurso básico, sobre el que podéis trabajar. Aquí encontraréis la mencionada disposición de la distintas grandes partidas y un desglose por hojas de cada una de ellas para mayor detalle y control.
2. Ten en cuenta la planificación
Es vital, sobre todo cuando nos enfrentamos a flujos de caja débiles. No todos los meses son iguales, los cobros de principios de mes pueden generar descubiertos y producir intereses por demora, o impagos al personal.
3. Presta atención a la rentabilidad
Se trata del equilibrio básico pero continuo entre coste de producto o producción y PVP. Debemos estudiar el mercado y ver su evolución, pero la tendencia del PVP será siempre alcista, salvo que nos interese hacer una promoción puntual.
Lo mismo sucede con los costes de compra o producción. La tarea de un buen gestor es equilibrar continuamente esta balanza.
4. Realiza una contabilidad de tus gastos
Tarea tediosa donde las haya pero imprescindible. Si no realizamos una contabilidad exhaustiva de los gastos del restaurante y continua nos será imposible anticiparnos a posibles desviaciones o simplemente subsanarlas.
Cuando la contabilidad y el registro de entradas es muy frecuente, podremos anticipar problemas antes incluso de que el producto llegue al cliente, poniéndonos rápidamente en contacto con el proveedor.
5. Desarrolla un inventario de existencias
Existe un valor que figura en nuestra cuenta de pérdidas y Ganancias que debemos controlar, se trata de la variación de existencias. Para obtener este dato es imprescindible hacer un inventario, al menos, mensualmente.
Posteriormente, enfrentaremos el valor de nuestra mercadería del mes anterior con el corriente, pudiendo ser este negativo o positivo en función de las compras y ventas del mes. La variación de existencias puede ser un verdadero quebradero de cabeza para el ratio de compras si no se calcula con asiduidad.
No existe otra forma que la del registro continuado de la actividad para obtener un buen control del gasto de tu bar o restaurante. Podemos externalizar el servicio delegando en nuestra gestoría o servicio contable este trabajo si detectamos que nos roba demasiado tiempo y no nos permite centrarnos en lo que verdaderamente importa que es nuestro negocio.
Pero no solo es necesario, es -en última instancia- obligatorio por ley presentar unas cuentas que se ajusten a la realidad de nuestro negocio ante la tesorería general de la hacienda pública.